Politika zasebnosti

1. Vizija zasebnosti

Pravica do zasebnosti je ena najpomembnejših človekovih pravic, katerih se zavedamo in  spoštujemo tudi v družbi UPRA-STAN d.o.o., zato z osebnimi podatki naših strank in poslovnih partnerjev ravnamo odgovorno, pazljivo in skladno z veljavnimi zakonskimi predpisi.

Dostop do osebnih podatkov je dovoljen le zaposlenim in pogodbenim obdelovalcem, v obsegu in z namenom, ki je nujno potreben za nemoteno izvajanje delovnih procesov, zagotavljanje storitev družbe in izpolnjevanje pravic in obveznosti iz sklenjenih pogodbenih razmerij s stranko. Glavna dejavnost družbe UPRA-STAN d.o.o. je upravljanje večstanovanjskih in poslovnih stavb. Kot upravnik stavb zbira le tiste osebne podatke, ki so pomembni za opravljanje dejavnosti po Pogodbi o opravljanju upravniških storitev in veljavni zakonodaji.

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, lahko stopijo v stik z našo družbo glede vseh vprašanj, povezanih z obdelavo njihovih osebnih podatkov in uresničevanjem njihovih pravic na podlagi veljavnih predpisov, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.

 

2. Vrste osebnih podatkov v obdelovanju

Družba UPRA-STAN d.o.o. v okviru svojih dejavnosti obdeluje le tiste osebne podatke, ki so nujni za opravljanje pogodbenih in zakonskih obveznosti.

V osnovi UPRA-STAN d.o.o. hrani in obdeluje osebne podatke:

  • Ime in priimek;
  • Naslov;
  • Kontaktni podatki (elektronski naslov, telefonska številka);
  • EMŠO;
  • Davčna številka;
  • Znesek odprtih postavk, specificiran po stroških (obratovalni stroški, vplačila v rezervni sklad);
  • Vse potrebne podatke, vezane na posamezni del (stanovanje, poslovni prostor), kot so kvadratura, lega, etaža, številka stanovanja, število oseb/psov, se posamezni del oddaja in kdo je najemnik,…

Baza osebnih podatkov ni za vsakega etažnega lastnika/pogodbeno stranko enaka, saj se poslovna razmerja med strankami razlikujejo. Primeroma pojasnjujemo, da kjer se vodi izvršilni postopek, so osebni podatki kot so EMŠO in davčna številka obvezna za pričetek postopka.

 

3. Viri, pravni temelji ter namen obdelave osebnih podatkov

UPRA-STAN d.o.o. osebne podatke obravnava in obdeluje na podlagi več virov, izključno z namenom pogodbene obdelave, ter opravljanja pogodbenih storitev in zakonskih obveznosti.

  • Obdelava na podlagi pogodbe:

UPRA-STAN d.o.o. na podlagi Pogodbe o opravljanju upravniških storitev obdeluje vse osebne podatke, kateri so potrebni za opravljanje temeljnih pogodbenih obveznosti, kot so izvajanje volje etažnih lastnikov preko na zboru sprejetih sklepov etažnih lastnikov, skrbi za redno vzdrževanje in obratovanje skupnih delov stavbe, skrbi za vse računovodske in finančne podatke v zvezi s stavbo in obračunom ter porazdelitvijo posamezne vrste stroškov znotraj stavbe na posamezne uporabnike stavbe tako, da sestavi obračun stroškov upravljanja večstanovanjske stavbe in stroške razdeli, med etažne lastnike tako kot to določa medsebojna pogodba, poroča lastnikom o svojem delu in jim izstavi mesečne in letne obračune, sprejema plačila etažnih lastnikov na podlagi mesečnega obračuna, pripravi načrt vzdrževanja večstanovanjske stavbe, terminski plan izvedbe tega načrta in skrbi za izvedbo načrta, upravlja z rezervnim skladom in skupnim denarjem stavbe po 10 letu starosti stavbe, zastopa etažne lastnike pred upravnim organi v zadevah izdaje dovoljenj in soglasij v geodetskih postopkih v zvezi z večstanovanjsko stavbo in zemljiščem,        je pooblaščen, da v svojem imenu in za svoj račun izterja zapadle in neplačane obveznosti plačila obratovalnih stroškov; s tem pooblastilom mora oziroma lahko upravnik vlaga predloge za izvršbo, tožbe ter vodi vse izvršilne in pravdne postopke za poplačilo zapadlih in neplačanih obveznosti iz obratovalnih stroškov s strani vsakokratnih etažnih lastnikov oziroma uporabnikov, je pooblaščen, da v svojem imenu in za račun rezervnega sklada izterja zapadle in neplačane obveznosti vplačila v rezervni sklad, tj. vlaga predloge za izvršbo, tožbe ter vodi izvršilne in pravdne postopke za poplačilo zapadlih in neplačanih obveznosti v rezervni sklad, je pooblaščen, da v svojem imenu in za račun etažnih lastnikov uveljavlja vse zahtevke, ki izhajajo iz sklenjenih pogodb etažnih lastnikov s tretjimi osebami (izvajalci, dobavitelji), v te namene vlaga izvršilne predloge za plačilo obveznosti, tožbe, vodi pravdne in druge sodne postopke za uveljavljanje pravic etažnih lastnikov, zastopa etažne lastnike v inšpekcijskem in drugih upravnih postopkih v zvezi z upravljanjem stavbe in je pooblaščen v imenu etažnih lastnikov zoper odločbo pristojnega organa vložiti ustrezno pravno sredstvo.

  • Obdelava na podlagi zakona:

Ob pričetku upravljanja stavbe prejme UPRA-STAN d.o.o. osebne podatke etažnih lastnikov od predhodnega upravnika stavbe, ki je dokumentacijo stavbe dolžan predati po določilih zakonodaje. Na podlagi zakona UPRA-STAN d.o.o., kot upravnik stavb obdeluje ime, priimek etažnega lastnika/najemnika, njun naslov, EMŠO in davčna številka. Upravnik mora identificirati etažnega lastnika, v primeru ne plačevanja sredstev v rezervni sklad, saj mora upravnik po zakonu voditi tudi izterjavo. Prav tako je upravnik dolžan upravljati s skupnimi deli/prostori, kateri se lahko oddajajo v najem. V tem primeru upravnik mora poznati davčne številke etažnih lastnikov, da lahko odvaja plačilo dohodnine od oddajanja premoženja v najem v imenu vseh etažnih lastnikov stavbe, v kateri se oddaja skupni prostor.

  • Obdelava na podlagi zakonitega interesa:

UPRA-STAN d.o.o. lahko podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katere si prizadeva UPRA-STAN d.o.o. ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. UPRA-STAN d.o.o. pridobi večino osebnih podatkov iz javnih evidenc (zemljiška knjiga, register geodetske uprave), oz. v okviru izvršilnih ter sodnih postopkov, kadar opravlja uradne poizvedbe.

UPRA-STAN d.o.o. ima zakoniti interes za vse osebne podatke, ki so potrebni za izvršilni postopek, saj lahko le na ta način vodi uspešno izterjavo, ter redno plačuje dobavitelje. V kolikor slednje ne bi bilo urejeno, bi lahko prišlo do težav in prenehanja dobave posameznega energenta (npr. voda, elektrika, plin,…), kar bi povzročilo neugodne pogoje za bivanje za vse etažne lastnike v stavbi.

Prav tako je zakoniti interes v obdelavi kontaktnih podatkov posameznega etažnega lastnika, predvsem predstavnikov stavb, ter članov nadzornega odbora. Na ta način se hitreje usklajujejo interventna dela, ter redna opravila, kjer se zbirajo in potrjujejo posamezne ponudbe. Hitra odzivnost velikokrat pomeni zmanjšanje morebitne bodoče škode, ter v vsakem primeru izboljšajo bivalne pogoje etažnim lastnikom.

  • Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov:

Osebne podatke lahko UPRA-STAN d.o.o. prejme tudi ob izpolnitvi obrazca za prijavo števila oseb, ki jo izpolni posamezni etažni lastnik/najemnik. Obdelava podatkov lahko temelji na soglasju, ki ga posameznik da družbi UPRA-STAN d.o.o.. Soglasje se lahko na primer nanaša na obveščanje o storitvah, aktualnih novosti družbe, posamezne čistilne akcije, ali morebitne ugodnosti, ki jih ponuja UPRA-STAN d.o.o..

Prostovoljno soglasje se lahko kadarkoli prekliče in velja do dne prejetja pisnega preklica. Ostale podatke lahko UPRA-STAN d.o.o. obdeluje le, če zanje še vedno obstoji kakšna druga podlaga (zakonska, pogodbena,…).

 

4. Obdelava in posredovanje podatkov tretjimi osebami

Kot zakoniti zastopnik etažnih lastnikov, sklepa UPRA-STAN d.o.o. v imenu in za račun etažnih lastnikov pogodbe s tretjimi osebami (dobavitelji, izvajalci storitev,…). Gre za storitve, ki so potrebne za normalno in redno obratovanje posamezne stavbe. V skladu z zakonom je upravnik dolžan pogodbenim zavezancem (dobaviteljem) sporočiti ime in priimek etažnega lastnika, njegov naslov, številko stanovanja, velikost stanovanja in druge podatke, ki so potrebni za opravljanje storitve dobavitelja. Prav tako je potrebno priložiti delilnik stroškov med etažnimi lastniki (ključ delitve). Če obveznosti do tretje osebe niso poravnane v celoti za vse etažne lastnike, mora upravnik, v skladu z drugim odstavkom 71. člena Stanovanjskega zakona (SZ-1), tretji osebi na njeno zahtevo v roku osmih delovnih dni od prejema posredovati podatke o etažnem lastniku, ki ni plačal svojega dela obveznosti, potrebne za vložitev tožbe. Smiselno enako velja za najemnike.

UPRA-STAN d.o.o. sodeluje tudi z družbami, ki nudijo podporo za izvajanje njene dejavnosti. Slednji so dolžni varovati osebne podatke v skladu z vsemi veljavnimi predpisi, pogodbi o obdelavi osebnih podatkov in po navodilu družbe UPRA-STAN d.o.o. Gre predvsem za družbe, kot so razvijalci in vzdrževalci programske opreme, strojne opreme, varnostnega sistema družbe UPRA-STAN d.o.o., odvetniki, tiskarne,…

UPRA-STAN d.o.o. je, kadar to določa zakon, dolžan posredovati podatke tudi državnim organom in organom lokalne skupnosti.

Družba UPRA-STAN d.o.o. opravlja tudi stanovanjske storitve (upravljanje posameznih delov) za nekatere pogodbene naročnike. Tudi v tem primeru, je UPRA-STAN d.o.o. zavezan k varovanju osebnih podatkov.

 

5. DPO (data protection officer) ali skrbnik varovanja osebnih podatkov

Skrbnik podatkov ali t. i. “data protection officer (DPO)” skrbi za povezavo med podjetjem in uradom informacijskega pooblaščenca. V organizacijski kulturi družbe UPRA-STAN to področje pokriva »predstavnica družbe« oziroma vodja trženja, ki skrbi za področje odnosov z javnostmi. Pri reševanju situacij povezanih s Politiko zasebnosti družbe se povezuje s pravno službo in predstavnikom področja informacijske varnosti.

 

 6. Pravice posameznikov

S pisno zahtevo, poslano na naslov: UPRA-STAN d.o.o., Žolgarjeva ulica 17, 2000 Maribor, ali elektronski naslov: info@uprastan.com, s pripisom »za DPO«, lahko posameznik zahteva:

  • Pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in če se, dostop do osebnih podatkov.

  • Pravica do popravka

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov.

  • Pravica do izbrisa

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati.

  • Pravica do omejitve obdelave

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec omeji obdelavo, kadar posameznik oporeka točnosti podatkov, kadar je obdelava nezakonita in kadar nasprotuje njihovemu izbrisu ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe, kadar vloži ugovor v zvezi z njihovo obdelavo ter kadar upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo zahtevkov.

  • Pravica do prenosljivosti podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posedoval upravljavcu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, ne da bi ga upravljavec, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral.

  • Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima na podlagi razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, pravico, da kadarkoli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim, ki temelji na obdelavi, ki je potrebna zaradi zakonitih interesov upravljavca.

  • Avtomatizirano sprejemanje posameznih odločitev

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, ki ima pravne učinke v zvezi z njim ali na podoben način nanj pomembno vpliva.

  • Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Posameznik ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS, če meni, da se njegovi osebni podatki shranjujejo ali kako drugače obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.

 

7. Piškotki

Piškotek je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto in pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči.

Upravitelj spletne strani www.uprastan.com, družba UPRA-STAN d.o.o., zagotavlja uporabnikom varovanje njihovih osebnih podatkov.

Vsi piškotki, ki jih spletna stran uporablja, so namenjeni izključno boljši uporabniški izkušnji. Z vašimi piškotki ne razpolagamo v kakršnekoli druge namene.

UPRA-STAN d.o.o. uporablja naslednje storitve, ki ustvarijo piškotke:

AdWords:  A, AdsUserLocale, I, SAG, aptenv, mid – omogoča analizo prodaje, statistiko ogleda strani in ponovno targetiranje uporabnikov;

Facebook: locale, datr, reg_fb_ref, reg_fb_gate – za povečanje sodelovanja naših uporabnikov preko družbenih omrežij, analizo prodaje in ponovno targetiranje uporabnikov (ne poteče);

Google Analytics: utma, ga, gid – omogoča statistiko ogledov strani (2 leti);

Google Analytics : utmb, ga, gid – omogoča statistiko glede na čas prihoda uporabnika na stran (30 min.);

Google Analytics: utmc, ga, gid – omogoča statistiko glede na čas odhoda uporabnika iz strani (ob zaprtju spletnega brskalnika);

Google Analytics: utmz, ga, gid – omogoča statistiko obiska in prodaje preko različnih kanalov;

Seja: PH_HPXY_CHECK – v piškotkih o seji se shranjujejo podatki o uporabniku od trenutka prijave do trenutka odjave (za čas trajanja prijave).

Neobvezni piškotki – lahko jih zavrnete, vendar bo funkcionalnost in uporabnost spletne strani manjša (piškotke lahko onemogočite v nastavitvah svojega brskalnika).

Vse piškotke, razen piškotkov, ki so nujni za delovanje spletne strani, lahko zavrnete.

 

8. Roki hrambe osebnih podatkov

UPRA-STAN d.o.o. bo obdeloval osebne podatke v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namenov obdelave in dokler bo to potrebno za dosego zasledovanega cilja, če so pridobljeni na podlagi privolitve, pa do preklica. Torej UPRA-STAN d.o.o. obdeluje osebne podatke za čas upravljanja posamezne stavbe, do odpovedi, ter še toliko let, kolikor je potrebno, da se zaključijo morebitni sodni postopki, ki izhajajo iz upravljanja zadevne stavbe. Knjigovodske listine se hrani v skladu z davčno zakonodajo.

Osebne podatke tako obdeluje do izpolnitve namena oziroma v okviru zastaralnih rokov za obveznosti, ki bi lahko izvirale iz obdelave teh osebnih podatkov, še posebej, ko je obdelava osebnih podatkov potrebna v okviru sklenitve oziroma izvedbe pogodbe, razen v primerih, ko je rok hrambe osebnih podatkov zapovedan z zakonom. V primeru privolitve posameznika, pa se hrani osebne podatke do preklica.

 

9. Končna določila

Družba UPRA-STAN d.o.o. si pridržuje pravico do spremembe Politike zasebnosti.

Politika zasebnosti družbe UPRA-STAN d.o.o. je objavljena na www.uprastan.com  in stopi v veljavo z dnem 20.05.2018.